الإنتاجية: هي نسبة المخرجات إلى المدخلات، عندما تبدأ بتنظيم يومك، من المفيد أن تعرف ما هو الأمر الذي يستنزف معظم وقتك، وعندما تستجيب لعوامل التشتيت جميعها، لن يبقى أمامك متسع من الوقت لإنجاز المهام الضرورية، فتابع معنا قراءة المقال هذا لتتعرف إلى بعض الأساليب المفيدة لاستثمار الوقت بشكل أفضل.

1. الاستفادة المثلى من الاجتماعات:
في البداية، تأكَّد فيما إذا كنتَ بحاجة إلى اجتماع، وإذا كان الهدف من الاجتماع بسيطاً وواضحاً بدرجة كافية، فعندها يمكِنك مشاركة المعلومات بفاعلية عبر البريد الإلكتروني أو الفيديو، كما يمكِنك أيضاً تفويض شخص ما في فريقك لاستضافة أو حضور الاجتماع نيابة عنك، وذلك لإيصال رسالتك وتدوين الملاحظات وتقديم التقارير.

وإذا تعذَّر عليك تجنُّب حضور الاجتماع، فتأكَّد من وجود الأشخاص المعنيين فقط فيه، فوجود عدد كبير من الأشخاص سيُشتِّت الانتباه أكثر من كونه مفيداً؛ لذا ادعُ فقط الأشخاص الذين سيساعدونك في المضي قدماً بهدفك.

2. إدارة رسائل البريد الإلكتروني المتواصلة:
رسائل البريد الإلكتروني كثيرة، وتظهر باستمرار، فتُشتت تركيزك، وهناك المئات من رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها الموظف يومياً، فقد أصبح التعامل مع هذه الرسائل أمراً بديهياً بالنسبة إلى الكثير من الناس، ولا يمكِن تجنُّبه بمجرد سماع صوت الإشعار.

3. كتابة قائمة بالمهام غير المكتملة:
عندما تصرف الأعمال غير المكتملة انتباهك، قد تكون تحت تأثير ما يسمى بـ "تأثير زيغارنيك" (Zeigarnik effect)، وهو انحياز سلوكي يصف تذكُّر الناس للمهام غير المكتملة أو المواقف التي قوطِعَت أو الموضوعات غير المنتهية بصورة أفضل بكثير مقارنة بالمهام المنجَزة أو المنتهية، ويرجع ذلك لحقيقة أنَّ ذاكرتنا مُصمَّمة لنتذكر القصص والمهام غير المكتملة على نحو أفضل.

4. تحديد الأولويات، ثمَّ اتباع الخطة المُحدَّدة:
يوجد وقت مُحدَّد في اليوم تكون فيه بقمة تركيزك وهو أفضل وقت لإنتاجيتك القصوى؛ لذا استثمِر كل ثانية من هذا الوقت، واعمل بأقصى طاقتك لإنجاز أعمالك التجارية على أفضل وجه، (تأكد أيضاً من تخصيص وقت لشحن طاقتك من جديد، إذ يمكِنك المشي في وقت استراحة الغداء لزيادة الطاقة وتصفية الذهن).

حدِّد أولاً ثلاثة أشياء تريد إنجازها في قائمة مهامك، مع الأخذ في الحسبان أنَّ المهام غير الهامة غالباً ما تكون مُستَعجلة، في حين أنَّ المهام التي ليست بالضرورة مُستَعجلة قد تكون ذات أهمية وقيمة أكبر، وهذا ما يُعرف بتأثير الحاجة المُلحَّة.